Можливості Outlook для эффективної роботи

Можливості календаря Outlook

Нагадування про рахунки на оплату. Для рахунків створюються події, щоб їх можна було автоматично відстежити. Вони відображаються в Outlook так само, як і заброньовані квитки та дані про доставку посилок із карткою основних відомостей угорі електронного листа. Outlook визначає, які з отриманих електронних листів містять рахунки, виводить основні відомості вгорі й автоматично створює подію в календарі для відповідної дати. За два дні до терміну оплати рахунка ви отримаєте електронний лист-нагадування, щоб вчасно здійснити платіж. Функція доступна також для віддаленого доступа в Outlook.com. 

Пропозиції щодо конференц-залів і місць проведення подій. Додавати місця проведення подій і нарад в Outlook тепер простіше та швидше. Перш ніж ви почнете набирати текст, Outlook запропонує місця проведення нарад, зокрема нещодавно використані конференц-зали (якщо вони вільні) та інші популярні місця, такі як “мій кабінет”. Щойно ви почнете вводити текст у полі, Outlook запропонує варіанти з урахуванням раніше введениз вами данних і автоматично додасть необхідні відомості для місця проведення. Якщо вибрано громадське місце, функція автозаповнення в Outlook додасть повну адресу до події в службі “Календар Outlook”. Після цього додаток використає дані про ваше поточне місцезнаходження, адресу місця призначення та відомості про дорожній рух, щоб надіслати вам сповіщення, коли потрібно буде вирушати на наступну подію.

Пропозиції створюються на основі моделей машинного навчання, які враховують ваше місцезнаходження, список учасників, час та інші відомості про нараду. Якщо вам потрібен конференц-зал, Outlook покаже доступні приміщення вашої організації, щоб ви могли вибрати місце проведення одним дотиком. Якщо ви резервуватимете приміщення з мобільного пристрою, процедура стане ще швидшою та простішою.

Відстеження та перенаправлення відповідей. Для організації робочого часу дуже важливо відстежувати події, які ви збираєтеся відвідати або провести. А керування учасниками може бути ще кориснішим для всіх. В Outlook тепер можна переглядати відповіді на запрошення навіть тих подій, які організували інші. Маючи доступ до таких аналітичних даних, учасники подій можуть краще організувати свій час і вирішувати, чи йти на подію, з огляду на відповіді інших. Наприклад, ви можете швидше вирішити, чи відвідати нараду, якщо знатимете, що серед учасників будуть ваші колеги.

Якщо ви збираєтеся провести нараду для обмеженого кола учасників, в Outlook можна дозволити або заборонити перенаправлення запрошень. У розділі опцій відповідей виберіть Створити нараду, а тоді поставте або зніміть прапорець Дозволити пересилання.

В Outlook також відкориговано відстеження відповідей на запрошення для нарад із великою кількістю учасників. Якщо ви працюєте зі списками розсилки для понад 500 одержувачів, Outlook може відстежувати кожну конкретну відповідь. Тепер ви маєте змогу будь-коли оновлювати інформацію про великі наради з понад 500 учасниками через пошту й календар Office 365.

Кілька часових поясів. Outlook спрощує керування подіями, учасники яких перебувають у різних часових поясах. Тепер ви можете призначати час початку та завершення зустрічей і нарад у різних часових поясах. Заплануйте поїздку, указавши час відправлення за своїм часовим поясом, а час прибуття – за часовим поясом місця призначення. Крім того, в основній календарній сітці в Outlook можна переглядати різні часові пояси. У Windows можна додати до трьох часових поясів. Для цього відкрийте Файл > Параметри > Часові пояси календаря. На комп’ютерах Mac можна вибрати один додатковий часовий пояс. Для цього відкрийте Outlook > Настройки > Часові пояси календаря. Щоб додати часовий пояс в інтернет-версії Outlook, натисніть стрілку розкривного списку Часовий пояс у запрошенні на нараду в Календарі. Завдяки Outlook тепер ви можете швидко зорієнтуватися, що та на який час заплановано, хоч би де ви були.

Возможности почты Outlook

Показ відомостей про керівництво. Якщо ви не вказали відомості про керівництво своєї організації, Outlook може автоматично додавати їх до контактної інформації. Якщо дані вашої компанії зв’язані з Azure Active Directory, ви можете перевіряти, кому підпорядкована контактна особа та з ким вона найчастіше співпрацює, а також переглядати ієрархію компанії. За допомогою Outlook ви легко дізнаєтеся, хто може вам допомогти. У програмі для мобільних пристроїв Outlook можна одним дотиком визначити контактну особу, дізнатися, як можна з нею зв’язатися, і переглянути дані організації.

Підтримка проксі-серверів. Деякі організації використовують проксі-сервери, щоб блокувати безпосередній доступ мобільних пристроїв до Інтернету. Outlook доступний для організацій, які використовують проксі-сервери SOCKS для додаткового захисту даних компанії під час роботи з мережі. 

Попередження про приховану копію. Іноді вам можуть надходити приховані копії листів. Якщо ви не помітили, що лист адресовано не вам і хочете на нього відповісти, Outlook попередить, що ви отримали приховану копію. У такому разі ви зможете вибрати: відповісти всім іншим одержувачам чи лише відправнику особисто. 

Синхронізація папок із чернетками. Ви можете створити лист на мобільному пристрої, а дописати його на комп’ютері або навпаки. Outlook дає змогу працювати саме тоді, коли у вас є на це час. 

Технологія Office Lens в Outlook. В Outlook із технологією Office Lens є піктограма фотографії, за допомогою якої можна подавати відомості у вигляді зображень, наприклад дошок, фотографій або документів. Просто створіть повідомлення в Outlook і торкніться піктограми фотографії, щоб додати дошку, документ або фото, – у вашому листі миттєво з’явиться обрізане й покращене зображення. Outlook пропонує програми та служби, потрібні для продуктивної роботи, тому ви можете швидко та легко будь-коли ділитися потрібними матеріалами! 

Джерело: https://www.microsoft.com/uk-ua/microsoft-365/blog/2018/04/30/new-calendar-mail-and-mobile-outlook-features-help-you-get-things-done/

Залиште ваш коментар